John Wayne škola poslovnih komunikacija

Ovaj blog post već neko vreme čeka da bude napisan, a danas nas je povukao za tastaturu mladi Vladimir Vulić sa podgoričkog Ekonomskog fakulteta koji nas je sa svojim kolegama nedavno ugostio u Crnoj Gori. Za razliku od nedavno objavljenog članka o Mae West školi poslovanja, ovaj mora biti nešto kraći jer je u čast čoveku koji je malo govorio, a puno radio, te se nadamo da ćemo uspeti u malo reči dosta toga da pokrijemo i da vam pomognemo u efikasnijoj online poslovnoj komunikaciji. Pa da počnemo:

1. Tomorrow is the most important thing in life. Comes into us at midnight very clean. It’s perfect when it arrives and it puts itself in our hands. It hopes we’ve learned something from yesterday.

Naši roditelji su nam često govorili da je jutro pametnije od noći ali mi ipak pripadamo onoj generaciji koja je odrasla us dobre stare Westerne, noćni program i prenos NBA lige 90ih koji je išao uživo u 2-3 ujutro. Navikli smo da puno toga radimo noću, pa smo tu naviku, greškom, preneli i u online svet koji je uvek na dohvat ruke. No, na poslovne mailove se ne šalju odgovori u pola noći ili daleko van radnog vremena, koje i dalje ipak postoji. Nepraktično je po vas, pa i nevaspitano prema vašim poslovnim partnerima i klijentima jer, ako su i oni online tada, često osećau obavezu da vam odmah odgovore pa se desi da u pola noći uđete u razgovor o poslu. Pored toga, oni mailovi koje pošaljete u pola noći često umeju drugima da se zagube u inboxu pri prilivu drugih jutarnjih mailova pa ćete baš zbog toga tek kasnije dobiti odgovor.

Nebojša Radović mi je na ovu temu jednom rekao: “Ali jedino u pola noći i vikendom imam vremena da odgovorim na sve te mailove.” Istina. U tom slučaju, odgovorite, sačuvajte sve te mailove u draftovima i pošaljite ih radnim danom u 9 ujutru uz jutarnju kaficu.

Napomena: Ovo ne znači da je u redu da uopšte ne proveravate poslovne mailove van radnog vremena i vikendom. U današnje vreme je to gotovo neodgovorno i neprofesionalno jer se nikad ne zna kada će nešto hitno i bitno da iskrsne, a danas mail spada u normalne metode poslovne komunikacije kao i mobilni telefon.

2. Out here a man settles his own problems.

Dobro došli u Wild Wild Web, brži od metka, opasniji od Amazona, divljiji od Divljeg Zapada. Nije da nemamo nikakve zakone i pravila, ali ovde svaki čovek predstavlja sebe i nastupa lično u online dijalogu. Nije u redu da prebacujete kolegi, šefu, sekretarici, ličnom asistentu, social media ekipi. Bez obzira koliko ste zauzeti ili koliko to nije vaša nadležnost, bar se udostojiti da osobi koja vam je napisala mail i poruku na društvenoj mreži odgovorite sa “Poštovani taj-i-taj, prosleđujem ovu poruku mom kolegi/šefu/ličnom asistentu jer je on/ona kompetentniji da vam pomogne u tome, te se nadam da ćete biti uspešni u rešavanju ovog problema/zadatka/projekta. Srdačno – Ja “ Nije teško, a za vašu ličnu reputaciju puno znači.

Recimo, executive ekipa iz ComTrade-a, sa naglaskom na Pavla Savovića, Srećka Miodragovića i Veselina Jevrosimovića iz dotične firme (jer sa drugima tamo nisam imala puno prilika za prepisku), to vrlo lepo radi. Pozdrav momcima što muški i efikasno odrađuju poslovne komunikacije.

3. You’re short on ears and long on mouth.

Internet je mesto koje služi prvo za slušanje, a tek onda za dijalog. Kada vam stigne mail ili neka vrsta online poruke, prvo je dobro pročitajte. Većina ljudi preleti poruku brzinski (tzv “skimming”) i promaši dosta toga, a ponekad i poentu. Dakle, pročitajte. A sad ne odgovarajte još, a posebno ne sa glupim pitanjima. Ako vam nešto iz poruke nije jasno, prvo pretražite to nešto na Webu, možda vam odmah postane jasnije, bez da smarate sagovornika, uvlačite druge (ako je mail adresovan na više ljudi) ili ispadate glupi u društvu. Ako prvi put primate poruku, odnosno komunicirate sa tim nekim, obavezno potražite više informacija online o toj osobi ili firmi koju predstavljaju, pre nego što im odgovorite.

4. Sorry don’t get it done, Dude.

Ovo je primenjivo u životu uvek i svuda, a u real-time poslovanju posebno. Greške se dešavaju, posebno u brzom svetu Internet komunikacija i savremenog poslovanja i nije da ne treba izraziti žaljenje i biti vaspitan. Ali traženje i plasiranje krivice, 101 izvinjenje, on je uradio ovo, ovaj nije uradio ono, ja sam lepo rek’o, ti nisi javio i bla bla bla bla…. ostavite tetkama uz tračeve i popodnevnu kafu. To su prazne priče koje ništa ne rešavaju. Ako je došlo do greške, gafa, problema i slično – prepoznajte ga, priznajte ako je vaša krivica i bez objašnjavanja bacite se na rešavanje toga pod odmah i efikasno. Bez konkretnog predloga za rešenje, nemojte ni slati izvinjenje.

Napomena: Rio Bravo sam sigurno gledala bar 50 puta dok sam odrastala i ova scena meni lično predstavlja oličenje prijateljstva i suštinu svakog ljudskog odnosa. Nekad su neki slabi, nekad su neki jaki, svi imamo neke kvalitete koje vredi istaći, i samo jasno i glasno izrečene reči mogu da dovedu do početka rešenja problema. Toliko.

5. Talk low, talk slow, and don’t say too much.

Mnogi glumački velikani su rekli da im je ova Dukeova rečenica bila najveći profesionalni savet koji su ikad dobili. Kako svako poslovno pojavljivanje, offline ili online, zahteva stav i nastup – i vama bi ovo trebalo biti najveći savet. Isto važi i za pisanje poslovnih mailova.

Naravno da postoje izuzeci koji potvrđuju pravilo, ali poslovni mail generalno ne bi trebalo da prelazi 5 rečenica. Ne 5 pasusa, ne 5 do 20 rečenica, već 5 (pet) rečenica. Da, tih pet rečenica treba dobro osmisliti i polako, sigurno i jasno napisati. Type low, type slow.

Prva rečenica obaveštava o temi, tj. zašto pišete mail. Druga rečenica prelazi na poentu (zakazivanje sastanka, puštanje projekta ili kampanje, problem taj-i-taj, konkretna akcija). Treća rečenica obaveštava o mogućim rešenjima, vremenima za sastanak, itd.. Četvrta rečenica daje rok u kojem bi se moralo odlučiti, odgovoriti, itd i slične odrednice, dok je peta rečenica slobodne forme i može služiti ili za isticanje važnosti nečega posebnog, dodatne informacije ili dodavanje lične note u stilu “Nadam se da je kod vas sve u najboljem redu”. Slično je i sa pitchom ili ponudom koju šaljete. 5 rečenica i basta. Evo kako je John Wane to uradio prilikom primanja nagrade Oskar za glavnu ulogu u filmu True Grit.

Ako je duže od pet rečenica, to se zove brief i trebalo bi biti u obliku attachmenta. Naravno, možete ubaciti i ceo tekst u mail ako postoji mogućnost da druga strana čita to sa mobilnog uređaja, ali je opet brief (zavisno od slučaja može biti i sažetak i slično) – naglasite to.

Ako je pak duže od jedne A4 stranice, onda to uopšte nije za prepisku već za sastanak i dijalog, bilo da je uživo, telefonom, Skypeom ili slično. U toku sastanka obavezno hvatajte beleške, a posle sastanka, što bi naglasio Voja Rodić, obavezno pošaljite pregled sastanka i tražite drugoj strani da potvrdi da ste se dobro razumeli.

To bi bilo to od Mariona Mitchella Morrissona, poznatijeg kao John Wayne. I, dok bi uvek trebalo pratiti savet drage nam Mae West da sve u životu i poslu treba raditi strastveno, poslušajte i neponovljivog gospodina Waynea koji je rekao: “If you’ve got them by the balls their hearts and minds will follow.” Dajte im ponudu i rešenje koje ne mogu da odbiju i budite čvrsti. Prvo će vas ceniti, a kasnije će vas i zavoleti. Osim toga, ne treba vam puno za efikasnu online komunikaciju – samo laptop, izvor struje i vi. Iliti – My Rifle, My Pony and Me.

 

Leave a Reply